Demandes d'accès à l'information

Droits & Responsabilités

Les droits des demandeurs et les responsabilités du Bureau du gouverneur en vertu de The Virginia Freedom of Information Act

The Virginia Freedom of Information Act ("FOIA"), qui figure à l'article 2.2-3700 et seq. du code de Virginia, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés de l'État.

Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre de l'exercice d'une activité publique.  Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s'applique.

La politique de la FOIA stipule que l'objectif de la FOIA est de promouvoir une sensibilisation accrue de toutes les personnes aux activités gouvernementales.  Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.

Faire une demande d'archives publiques auprès du Bureau du gouverneur

• Vous pouvez demander des documents publics au Bureau du gouverneur ("le Bureau") par le biais du portail NextRequest du Bureau du gouverneur, par courrier américain, par télécopie, par courrier électronique, en personne ou par téléphone. La FOIA n'exige pas que vous utilisiez une méthode particulière pour transmettre votre demande.  La FOIA n'exige pas non plus que votre demande soit faite par écrit, ni que vous indiquiez que vous demandez des documents en vertu de la FOIA.
  • D'un point de vue pratique, il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande.  Elle nous permet également de savoir clairement quels documents vous demandez, afin qu'il n'y ait pas de malentendu à propos d'une demande verbale.  Toutefois, nous ne pouvons pas refuser de répondre à votre demande de FOIA si vous choisissez de ne pas la formuler par écrit.
• Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec une "spécificité raisonnable". Il s'agit d'une norme de bon sens.  Elle ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et ne les limite pas ; elle exige au contraire que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
• Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents; elle ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail de l'Office, et n'oblige pas l'Office à créer un document qui n'existe pas.
• Vous pouvez choisir de recevoir les documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par l'Office dans le cadre de ses activités courantes.
  • Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courrier électronique, sur un disque informatique ou une clé USB, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents.
• Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer aux efforts du personnel pour clarifier le type de dossiers que vous recherchez, ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Faire une demande FOIA n’est pas un processus conflictuel, mais nous devrons peut-être discuter avec vous de votre demande pour nous assurer que nous comprenons quels documents vous recherchez.

Les responsabilités de l'Office dans la réponse à votre demande

• L'Office doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le premier jour est considéré comme le jour suivant la réception de votre demande.  La période de cinq jours ne comprend pas les week-ends, les jours fériés ou les autres jours où l'Office est fermé.
• La raison pour laquelle vous demandez des documents publics à l'Office n'a pas d'importance et vous n'avez pas à indiquer la raison pour laquelle vous souhaitez obtenir les documents avant que nous ne répondions à votre demande. FOIA autorise toutefois l'Office à vous demander de fournir votre nom et votre adresse légale.
• FOIA exige que l'Office apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours :
  1. Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés dans leur intégralité.
  2. Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés, car ils font tous l'objet d'une exemption statutaire spécifique. Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit.  Cet écrit doit identifier le volume et le sujet des documents retenus, et indiquer la section spécifique du Code de Virginia qui nous autorise à retenir les documents.
  3. Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous en retenons d'autres. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un document si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption.  Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et nous devons vous fournir le reste du dossier.  Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du code de Virginia qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
  4. Nous vous informons par écrit que les documents demandés sont introuvables ou inexistants (nous ne possédons pas les documents que vous avez demandés). Toutefois, si nous savons qu'un autre organisme public détient les documents demandés, nous devons inclure les coordonnées de l'autre organisme public dans notre réponse.
  5. S'il est pratiquement impossible pour l'Office de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit, en expliquant les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, soit un total de douze jours ouvrables pour répondre à votre demande.  Dans le cas des dossiers d'enquête criminelle demandés en vertu des articles 2.2-3706.1 du code de Virginia, nous disposons d'un délai supplémentaire de 60 jours ouvrables pour répondre à votre demande, soit un total de 65 jours ouvrables pour répondre à votre demande.
• Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas pouvoir vous les fournir dans un délai de douze jours ouvrables sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, la FOIA exige que nous fassions un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant de saisir le tribunal pour demander un délai supplémentaire.

Charges

• Un organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas le coût réel encouru pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés. Aucun organisme public n'impose de frais ou de dépenses supplémentaires, intermédiaires ou excédentaires pour couvrir les coûts généraux liés à la création ou à la tenue de dossiers ou à la conduite des affaires générales de l'organisme public.  Les frais de duplication facturés par un organisme public ne doivent pas dépasser le coût réel de la duplication.  Avant de procéder à une recherche de documents, l'organisme public informe le demandeur par écrit que l'organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas les coûts réels encourus pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et demande au demandeur s'il souhaite obtenir une estimation des coûts avant la fourniture des documents demandés, conformément à la sous-section F de l'article 2.2-3704 du code de la Virginia.
• Il se peut que vous deviez payer pour les documents que vous demandez à l'Office. FOIA nous permet de facturer les coûts réels de la réponse aux demandes FOIA.  Il s'agit par exemple du temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, des frais de copie ou de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés.  Les honoraires actuels sont calculés sur la base de taux horaires et n'incluent pas les frais généraux.
• Si nous estimons que le coût pour répondre à votre demande dépasse 200 dollars, nous pourrions vous demander de verser un acompte, qui ne dépassera pas le montant estimé, avant de traiter votre demande. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande n'incluent pas le temps compris entre le moment où nous demandons un acompte et celui où vous répondez.
• Vous pouvez nous demander d'estimer à l'avance les frais liés à la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés.  Le délai de cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande ne comprend pas le temps écoulé entre le moment où nous vous envoyons le devis et celui où vous y répondez.  Si vous ne répondez pas dans les trente jours, votre demande sera considérée comme retirée.
• Si vous nous devez de l'argent à la suite d'une précédente FOIA qui est restée impayée pendant plus de trente jours, l'Office peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle FOIA.
• L'Office se réserve le droit de facturer les demandes exceptionnellement volumineuses, longues ou excessives.

Exemptions

La loi de Virginia permet à l'Office de ne pas divulguer certains documents au public.  L'Office ne divulgue généralement pas les documents en vertu des exemptions suivantes (d'autres exemptions peuvent également s'appliquer) :

• Informations sur le personnel(§. 22370511-.())
• Secret professionnel(§. 22370512-.())
• Produit du travail de l'avocat(§. 22370513-.())
• Informations confidentielles du fournisseur(§. 22370516-.())
• Informations relatives à la négociation et à l'attribution d'un marché(§. 223705112-.())
• Documents de travail et correspondance du Bureau du Gouverneur(§. 22370572-.())