Demandes d'accès à l'information

Politique de l'Office of Counsel concernant la loi sur la liberté de l'information en Virginie

Le Bureau du gouverneur ne dispose que des documents qui sont en sa possession. Le Bureau du gouverneur ne comprend pas les agences de l'État.

Révisé en novembre 7, 2019

Objectif

Établir une procédure efficace et efficiente pour fournir des réponses complètes et en temps utile aux demandes formulées en vertu de The Virginia Freedom of Information Act (§ 2.2-3700 et seq.) (FOIA ou loi) ; faciliter le respect par le Bureau du gouverneur des exigences de la loi en matière de divulgation publique ; et informer une personne souhaitant obtenir la divulgation de documents publics en vertu de la loi de ses droits et des responsabilités de l'organisme public répondant.

Portée

Cette politique s'applique à toutes les demandes de FOIA adressées au Bureau du gouverneur, qui comprend le gouverneur, son chef de cabinet, son conseiller, son directeur de la politique et les secrétaires de son cabinet, l'assistant du gouverneur pour les affaires intergouvernementales et les personnes auxquelles le gouverneur a délégué ses pouvoirs conformément au Virginia Code § 2.2-104 (Bureau).

Droits et responsabilités en vertu de la loi

La loi, § 2.2-3700 et seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias diffusés dans le Commonwealth l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics. Un document public est un écrit ou un enregistrement - quel qu'en soit le format - préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exclusion statutaire spécifique s'applique. L'objectif de la FOIA est de promouvoir la sensibilisation du public aux activités gouvernementales. La FOIA doit être interprétée de manière libérale en faveur de l'accès, et toute exclusion permettant de retenir des documents doit être interprétée de manière stricte.

Les droits du demandeur en matière de FOIA

Les citoyens du Commonwealth et les représentants des médias diffusés dans le Commonwealth peuvent : - demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics, ou les deux - demander que les frais pour les documents demandés soient estimés à l'avance - déposer une requête conformément au § 2.2-3713 auprès d'un tribunal de district ou de circuit pour contraindre au respect de la FOIA - soumettre des requêtes FOIA par courrier américain, fax, e-mail, en personne ou par téléphone La FOIA n'exige pas que les requêtes soient formulées par écrit ou qu'elles citent la FOIA de manière spécifique. Toutefois : - les demandes écrites permettent de documenter et de clarifier les documents recherchés - les demandes doivent identifier les documents avec une "spécificité raisonnable" - la FOIA ne s'applique qu'aux documents, pas aux questions générales - les demandeurs peuvent choisir de recevoir les documents par voie électronique dans n'importe quel format régulièrement utilisé par l'Office Si des clarifications sont nécessaires, l'Office travaillera en coopération avec le demandeur. La FOIA n'est pas une procédure contradictoire.

Responsabilités de l'Office dans la réponse à une demande de FOIA

L'Office doit répondre dans un délai de cinq (5) jours ouvrables à compter de la réception de la demande. Le "premier jour" commence le premier jour ouvrable suivant la réception. Les week-ends et les jours fériés sont exclus. Les demandes reçues après 5:00 p.m. EST sont considérées comme reçues le jour ouvrable suivant. L'Office ne demandera pas la raison pour laquelle les documents sont demandés, mais pourra demander le nom et l'adresse légale du demandeur. Dans le délai de cinq jours, l'Office doit répondre en - Fournir tous les documents demandés - Refuser tous les documents en vertu d'une exclusion statutaire spécifique (avec une explication écrite citant la loi applicable) - Fournir certains documents et en expurger d'autres, avec une citation de l'exclusion statutaire applicable - Notifier le demandeur par écrit si un délai supplémentaire est nécessaire en raison de problèmes logistiques (jusqu'à sept jours ouvrables supplémentaires) Pour les demandes exceptionnellement importantes, l'Office peut demander un délai supplémentaire au tribunal en vertu de la FOIA après avoir tenté de réduire le champ d'application avec le demandeur.

Coûts

FOIA autorise l'Office à facturer les coûts réels encourus, y compris le temps de travail du personnel, les copies et les dépenses directement liées. Les frais généraux ne peuvent pas être facturés. Si les coûts estimés dépassent200$ , un dépôt peut être exigé. Les demandeurs peuvent demander une estimation des coûts à l'avance afin d'ajuster le champ d'application s'ils le souhaitent.

Exclusions couramment utilisées

L'Office retient généralement les documents dans le cadre des exclusions suivantes (d'autres peuvent également s'appliquer) :

• Dossiers du personnel §.2 2370511-.()
• Secret professionnel §.2 2370512-.()
• Produit du travail de l'avocat §.2 2370513-.()
• Informations sur les logiciels propriétaires des vendeurs §.2 2370516-.()
• Dossiers de négociation et d'attribution des marchés §.2 23705112-.()
• Documents de travail et correspondance du gouverneur §.2 2370572-.()