Révisé en novembre 7, 2019

Objectif

• Mettre en place une procédure efficace et efficiente pour fournir des réponses complètes et en temps voulu aux demandes formulées en vertu de la loi sur la liberté de l'information de Virginie (§ 2.2-3700, et seq.) (FOIA ou loi) ;
• Faciliter le respect par le Bureau du gouverneur des exigences de la loi en matière de divulgation d'informations ; et
• Informer la personne qui demande la divulgation de documents publics en vertu de la loi de ses droits et des responsabilités de l'organisme public qui répond.

Portée

Cette politique s'applique à toutes les demandes de FOIA adressées au Bureau du gouverneur, qui comprend le gouverneur, son chef de cabinet, son conseiller juridique, son directeur de la politique et les secrétaires de cabinet, l'assistant du gouverneur pour les affaires intergouvernementales et les personnes auxquelles le gouverneur a délégué son autorité en vertu du Virginia Code § 2.2-104 (Bureau).

Droits et responsabilités en vertu de la loi

La loi, § 2.2-3700, et. seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias diffusés dans le Commonwealth l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics.

Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - qui est préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exclusion statutaire spécifique s'applique.

L'objectif de la FOIA est de promouvoir une meilleure connaissance des activités gouvernementales par le public. La FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exclusion permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière stricte.

LES DROITS DU DEMANDEUR EN VERTU DE LA FOIA

Les citoyens du Commonwealth et les représentants des médias diffusés dans le Commonwealth peuvent :

• Demande d'inspection ou de copie de documents publics, ou les deux ;
• Demandez que les frais éventuels pour les documents demandés soient estimés à l'avance ;
• déposer une requête conformément au § 2.2-3713 auprès d'un tribunal de district ou de circuit pour obliger le respect de la FOIA, si le demandeur estime que ses droits au titre de la FOIA ont été violés ; et
• Demandez des documents par courrier américain, par télécopie, par courrier électronique, en personne ou par téléphone. FOIA DOE n'exige pas que la demande soit faite par écrit, ni DOE qu'elle indique spécifiquement que des documents sont demandés au titre de FOIA. Veuillez cependant noter :
• Il peut être utile de formuler une demande par écrit. Cela permet d'enregistrer la demande. Elle indique également clairement les documents demandés, afin d'éviter tout malentendu à propos d'une demande verbale. L'Office répondra toutefois aux demandes verbales de FOIA si elles ne sont pas formulées par écrit.
• La demande doit identifier les documents recherchés avec une "spécificité raisonnable". Il s'agit d'une norme de bon sens. Elle DOE ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents qui peuvent être demandés et ne les limite pas ; elle exige plutôt que la demande soit suffisamment précise pour que l'Office puisse identifier et localiser les documents recherchés.
• La demande doit porter sur des dossiers ou des documents. FOIA prévoit le droit d'inspecter ou de copier des documents ; il ne s'applique pas à une situation où des questions générales sont posées sur le travail de l'Office ( DOE ).
• La personne qui demande les documents peut choisir de recevoir les documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par l'Office dans le cours normal de ses activités. Par exemple, si des documents conservés dans une base de données Excel sont demandés, la demande peut choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courrier électronique ou sur un disque informatique, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents.

Si l'Office a des questions au sujet d'une demande, il tentera de travailler avec la personne qui a fait la demande pour comprendre quelles informations sont recherchées. Le dépôt d'une demande de FOIA n'est pas une procédure contradictoire, mais l'Office peut avoir besoin d'éclaircissements concernant la demande.

LES RESPONSABILITÉS DE L'OFFICE DANS LA RÉPONSE À UNE DEMANDE DE FOIA

L'Office doit répondre à une demande dans un délai de cinq (5) jours ouvrables à compter de sa réception. "Le premier jour est considéré comme le jour suivant la réception de la demande. La période de cinq jours DOE ne comprend pas les week-ends ni les jours fériés. Si une demande est reçue après 5EST, elle sera considérée comme reçue le jour ouvrable suivant.

Le motif de la demande de documents publics n'est pas obligatoire.  L'Office ne vous demandera pas pourquoi les documents sont demandés. FOIA DOE Toutefois, la loi autorise l'Office à demander le nom et l'adresse légale du demandeur.

FOIA exige que l'Office apporte l'une des réponses suivantes à une demande dans le délai de cinq jours :

• Nous vous fournirons les documents publics demandés dans leur intégralité.
• Nous ne divulguerons pas tous les documents publics demandés, parce que tous les documents publics sont soumis à des exclusions statutaires spécifiques. Si tous les documents sont retenus, l'Office doit fournir une réponse par écrit. Cette réponse écrite doit identifier le volume et l'objet des documents retenus et indiquer la section spécifique du code de Virginie qui protège les documents publics de la divulgation.
• Nous fournirons certains des documents publics demandés, mais nous en retiendrons d'autres. L'Office ne peut pas retenir l'intégralité d'un dossier si seule une partie de celui-ci fait l'objet d'une exclusion. Dans ce cas, l'Office peut expurger la partie du document qui peut être retenue et doit fournir le reste du document public. L'Office doit fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
• S'il est logistiquement impossible pour l'Office de répondre à une demande dans le délai de cinq jours, l'Office doit l'indiquer par écrit en expliquant les circonstances. L'Office disposera ainsi de sept (7) jours ouvrables supplémentaires pour répondre à la demande.

Si la demande porte sur un très grand nombre de documents publics et que l'Office ne peut pas fournir les documents dans un délai de douze (12) jours sans perturber d'autres responsabilités organisationnelles, l'Office peut demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à la demande. FOIAToutefois, la loi exige que l'Office fasse un effort raisonnable pour parvenir à un accord avec le demandeur concernant l'étendue de la demande ou de la production avant de saisir le tribunal.

Coûts

• L'Office peut demander à une personne qui souhaite obtenir des documents publics de payer pour les obtenir. FOIA permet à l'Office de facturer les coûts réels de réponse aux demandes FOIA. Il s'agit notamment du temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, des frais de copie ou de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux.
• Si l'Office estime que la réponse à une demande coûtera plus de200 $, il peut demander à la personne qui sollicite les documents publics de verser une caution avant que l'Office ne réponde à la demande.
• Une personne souhaitant obtenir des documents publics peut demander à l'Office d'estimer à l'avance les frais liés à la fourniture des documents demandés. Cela permettra à la personne qui demande l'enregistrement de comprendre d'emblée les coûts éventuels, ou lui donnera la possibilité de modifier sa demande pour tenter de réduire les coûts estimés.

EXCLUSIONS COURAMMENT UTILISÉES

La loi permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. L'Office ne divulgue généralement pas les documents sous réserve des exclusions suivantes (bien que d'autres exclusions en vertu de la loi ou du code de Virginie puissent également protéger un document public de la divulgation) :

• Dossiers du personnel (§ 2.2-3705.1(1)) ;
• Documents soumis au secret professionnel (§ 2.2-3705.1(2)) ou le produit du travail d'un avocat (§ 2.2-3705.1(3)) ;
• Logiciel d'information propriétaire du vendeur (§ 2.2-3705.1(6)) ;
• Documents relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat (§ 2.2-3705.1(12)) ; et
• Documents de travail et correspondance du gouverneur (§ 2.2-3705.7(2)).